個人情報保護方針・個人情報保護法に基づく公表事項

個人情報保護方針

沖縄設計サービス株式会社(以下、「弊社」といいます)は、デジタル入出力業務を主たる事業として提供する企業として、個人情報保護の重要性および個人情報を取得し利用することの社会的責任を深く認識しています。
弊社ではお預かりした個人情報を適正に保護・管理し、心から信頼される企業を目指すために、弊社の全ての役員、従業員が、以下の「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項を理 解し、個人情報の一層の保護に対して不断の努力を続けてまいります。

1.個人情報の取得、利用及び提供について
個人情報を取得する際は、弊社の事業目的の達成に必要な範囲内で利用目的を特定、明示し、ご本人の同意を得た上で適法かつ公正な手段により行います。取得した個人情報は、あらかじめ特定した利用目的を達成する範囲内においてのみ利用・提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いは行わないとともに、目的外利用などの不適切な取扱いを行わないための措置を講じます。
また、法令に定める場合を除き、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく、第三者提供致しません。

2. 個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守について
弊社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針、及びその他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの要求事項(JIS Q 15001:2006)に基づき適正な個人情報の保護・管理を行います。

3.個人情報の適正管理について
弊社は、保有する個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止または回避するため、社内管理体制の整備、社員教育徹底を図り、合理的な安全対策措置を講じます。
また、この安全対策については定期的に見直しを行い、是正します。

4.苦情及び相談への対応について
弊社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、問い合わせ等に適切に対応するため、個人情報相談窓口を設置し、迅速な解決に努めます。
また、弊社が保有している開示対象個人情報に関し、開示、訂正、追加又は削除、利用の停止等のご請求につきましては、遅滞なくこれに応じます。その際、ご本人であることを確認させていただきます。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
弊社が保有する個人情報を安全に保護するため、個人情報保護マネジメントシステムに基づき計画(Plan)、実施(Do)、監査(Check)及び見直し(Act)に関するPDCAサイクルを確実に実行し、個人情報保護に関する継続的な改善を行います。

ここに定める個人情報保護方針は、弊社の従業者全員に周知するとともに、当ホームページにて一般にも公開致します。

制定日 2010年10月1日
改定日 2017年 4月1日
沖縄設計サービス株式会社
代表取締役 社長 當野 正樹

【個人情報保護に関するお問合せ窓口】
弊社の個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する、苦情、相談、及び開示等のお問合せについては以下窓口までお願い致します。

〒901-2126 沖縄県浦添市宮城5-7-8

沖縄設計サービス株式会社 個人情報相談窓口
TEL:098-878-3241
FAX:098-879-1957
E-mail:privacy@ossweb.co.jp

個人情報保護法に基づく公表事項

沖縄設計サービス株式会社
個人情報保護管理者 粟国 雄彦
TEL:098-878-3241

「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます)に基づき、沖縄設計サービス株式会社(以下、「弊社」といいます)では、以下の事項を「公表」致します。(「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。)

【1】個人情報の利用目的の公表について

(1)書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的(法第18条1項)
弊社は、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、その都度、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、本人の同意を得ることを基本と致します。また、その目的の範囲内で利用することと致します(法第18条2項)。それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせて頂きます(法第18条項)。ただし、以下の(2)~(4)の場合は除きます(法第23条4項)。

なお、あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、本人の同意を頂いた上で利用することと致します。

「個人情報」の類型 利用目的
ホームページ上等、一般公開された企業情報及び個人情報(代表者名を含む) 弊社新製品・サービス情報等をダイレクトメール又はメールにより不定期的に配信、お届けするため。

(2)委託された「個人情報」の「利用目的」(法第18条1項、法第23条4項1号)

「個人情報」の類型 利用目的
弊社のお取引先から委託を受けた個人情報 1. 宛名書き業務を行うため。
2. 名刺印刷業務を行うため。

(3)合併、分社、事業の承継による個人データの取得(法第23条4項2号)
弊社が他社との合併、他社からの事業継承、別会社への分社等により、個人データを取得した場合は、現在のところございません。

(4)「共同利用」に関する事項(法第23条4項3号、法第23条5項)
現在のところ、弊社が他の事業者との間で共同利用する個人データの取得はございません。

今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、又は本ページにて告知する(本人が容易に知り得る状態に置く)こととします。

  • ・ 個人データを特定の者との間で共同して利用する旨
  • ・ 共同して利用される個人データの項目
  • ・ 共同して利用する者の範囲
  • ・ 利用する者の利用目的
  • ・ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

【2】「開示対象個人情報」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項(法第24条1項)
弊社の「開示対象個人情報」の「利用目的」は次のとおりです。

開示対象個人情報 利用目的
お客様に関する保有個人データ 1.お客様から依頼(申込み)された各種サービスの遂行(契約の履行)、又は商品の発送のため

2.弊社担当者がお客様との継続的な連絡を行う(お問合せ対応含む)ため

3.電話、メール、郵送、FAX等により、弊社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付のため

4.より良い商品・サービス開発のためのアンケート調査実施のため

お取引先事業者の皆様(役員、社員等)に関する保有個人データ 1.業務上、必要な諸連絡を継続的に行う(お問合せ対応含む)ため

2.電話、メール、郵送、FAX等により、弊社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付のため

3.ご注文いただいた各種サービスの遂行(契約の履行)、又は商品の発送のため

4.取引先情報管理(見積書・請求書管理、支払処理・入金管理)のため

株主の皆様に関する保有個人データ 1.株主様に対し、権利行使の対応、弊社の義務履行および弊社に関する情報の提供のため(配当金支払事務や株主総会招集通知等の法定書類の送付等)

2.法令に基づく株主管理(株主データ作成等)のため

弊社の従業員(パート・アルバイト、派遣社員、退職社員も含む)に関する保有個人データ 1.弊社従業員の雇用管理・人事管理のため

2.必要に応じ、本人との業務連絡を行うため

履歴書等、弊社求人への応募者皆様に関する保有個人データ 1.応募者(インターンシップを含む)への採用情報等の提供・連絡及び採用選考のため

2.弊社での採用業務管理のため

*なお、上記、利用目的に変更が出た場合、改めてお客様本人の同意を得ることとします。

【3】個人情報の「第三者提供」について(法第23条2項・3項)
弊社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

  • ・ 法令に基づく場合
  • ・ 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
  • ・ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
  • ・ 国の機関や地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合
  • ・ 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
  • ・ 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

【4】開示等の請求手続きに関する事項(法第29条)
弊社では、保有するお客様の個人情報について、その本人またはその代理人から、開示・変更・消去・利用停止、第三者提供の停止等の求めに対応させて頂いております。

(1)開示等の請求の開示対象となる項目(「開示対象個人情報」の特定に資する情報)
開示の対象としている「開示対象個人情報」の項目は以下のとおりです。

開示対象個人情報 開示対象項目
お客様に関する保有個人データ 1.氏名 2.郵便番号 3.住所 4.電話番号 5.メールアドレス
お取引先事業者の皆様(役員、社員等)に関する保有個人データ 1.社名 2.部署名 3.所在地 4.電話番号 5.担当者氏名
株主の皆様に関する保有個人データ 1.株主名 2.株主数 3.住所
弊社の従業員(パート・アルバイト、派遣社員、退職社員も含む)に関する保有個人データ 1.氏名 2.生年月日 3.性別 4.郵便番号 5.住所 6.電話番号
7.履歴書・職務経歴書 8.勤務状況 9.健康診断結果 10.PMS運用記録 11.各種総務業務書類
履歴書等、弊社求人への応募者皆様に関する保有個人データ 1.氏名 2.生年月日 3.性別 4.郵便番号 5.住所 6.電話番号 7.履歴書・職務経歴書

(2)開示等の請求の申出先
開示等のご請求は下記宛、弊社所定の申請書(P-2030-2 お客様の個人情報に関するご請求票)に必要事項をご記入の上、郵送によりお願い致します。なお、封筒には朱書きで「個人情報 請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

〒901-2126 沖縄県浦添市宮城5-7-8
沖縄設計サービス株式会社 個人情報相談窓口責任者 宛

(3)開示等の請求に際して提出すべき書面(様式)等
開示等のご請求を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類(B)を同封し下記宛ご郵送下さい。

B. 本人確認のための書類
運転免許証、健康保険の被保険者証、旅券(パスポート)、年金手帳など公的書類のコピー 1点

(4)代理人様による開示等の請求
開示等のご請求を行う者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(AまたはB)を同封下さい。

A.法定代理人の場合

  • ・ 弊社所定の申請書 1通
  • ・ 法定代理権があることを確認するための書類(戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可) 1通
  • ・ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類(法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー) 1通

(5)開示等の請求に関する手数料及びその徴収方法
現在のところ、弊社では、開示等の求めがあった場合の「手数料」は徴収しておりません。
ただし、弊社の実際の対応手数等を鑑み、今後、手数料を徴収する可能性もございますので、ご了承ください。その場合は、このページ上にて適宜、公表致します。

(6)開示等の請求に対する回答方法
申請者の申請書記載のご住所宛に書面によって、あるいは申請書記載の電話番号に口頭によってご回答申し上げます。

(7)開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の請求に対する回答が終了した後、2年間保管し、その後、シュレッダーにより廃棄させて頂きます。

※個人情報の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。

  • ・ 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録住所が一致しない時など、本人確認ができない場合
  • ・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ・ 所定の申請書類への記入に不備があった場合
  • ・ 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • ・ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • ・ 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
  • ・ 他の法令に違反することとなる場合

(8)改訂について
ここにございます開示等の請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及び法令等の変更に対応するため、内容を一部、改訂する場合がございます。開示等の請求をされる際には、その都度、本ページにてご確認をお願い致します。

【5】「苦情」の受付窓口に関する事項(法第24条1項4号、施行令第5条、法第31条)

(1)個人情報の取り扱いに関するお問合せ窓口/苦情の申出先
弊社の個人情報の取り扱いに関するお問合せ及び苦情については、下記までお申し出下さい。

【お電話による場合】
沖縄設計サービス株式会社 個人情報相談窓口責任者宛
TEL: 098-878-3241

【電子メールによる場合】
沖縄設計サービス株式会社 個人情報相談窓口責任者宛
E-mail:privacy@ossweb.co.jp

【ご来社について】
直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので
その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

(2)弊社が所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先
1.認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会

2.苦情解決の連絡先:個人情報保護苦情相談室
【住所】 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
【電話番号】 03-5860-7565 / 0120-700-779

以上